La inducción o el onboarding

Hace muchísimos años, me contrataron como recepcionista en una empresa.

El día acordado me levanté con toda la ansiedad y la expectativa de ver mi nuevo lugar de trabajo.

Había sido entrevistada por uno de los directores de la empresa que me contó que iba a sustituir a la actual recepcionista con la cual habían tenido algunas dificultades.

Al llegar al lugar, había una chica ocupando el lugar de recepción que me recibió muy amablemente. Pregunté por la persona que me había seleccionado y me hizo esperar un ratito ya que estaba atendiendo a un cliente.

Durante el lapso que esperé pude observar que todas las chicas en esta oficina tenían muy buena relación entre sí, charlaban, se reían y se ayudaban entre ellas para realizar distintas tareas. Me causó muy buena impresión el ambiente que había.

Un rato después, aparece quien se encargó de mi contratación y me hace pasar a su oficina.

Ante mi absoluta sorpresa me comenta que aún no despidieron a la chica anterior (que era la que me había recibido) por un mal entendido entre los socios, y que lo harían ese mismo día. Mientras tanto me pidió que no comentara con nadie para que puesto había entrado y que el me asignaría tareas para ese día.

Me indicó archivar documentación, lo que implicaba recorrer distintas habitaciones y obviamente, a cada una que entraban me recibían con la pregunta ¿Con quién vas a trabajar? ¿Para que puesto te contrataron?

A todos les indicaba que no lo sabía, que todavía no me lo habían dicho. Seguro parecía muy tonta.

¡Y ni les digo a la hora del almuerzo!  Comíamos en una cocina pequeñita por lo que era imposible evitar tener contacto con los demás y la chica que sería despedida se sentó codo a codo conmigo. En esa media hora realmente llegué a sentirme como una “ladrona” de trabajo ajeno, falluta, mentirosa, etc., etc.

No veía la hora de tener que retirarme, así que luego del almuerzo, fui a la oficina de mi nuevo “jefe” y le pedí para retirarme por el resto de la jornada, explicándole que no me sentía cómoda.

Me comentó que lo lamentaba porque quería que los demás socios me conocieran y que eso podía ser a ultima hora luego que hubieran hablado con la chica.

Al día siguiente, la chica había sido despedida, pero no se respiraba el ambiente del día anterior que yo había visto al llegar. Casi todos me miraban con desconfianza y casi no me hablaban.

Al conocer a otro de los socios, le dije con sinceridad como me sentía por lo sucedido el día anterior y mientras lo contaba el bajo su cabeza y la movía de un lado a otro diciendo “Que mal manejado…que mal manejado…” Me aseguró que hablaría con la gente para aclarar las cosas y pidió un par de días y que me quedara tranquila.

Efectivamente, a partir de ese día me consta que fue llamando una a una a las chicas que trabajaban conmigo y un par de días el ambiente cambió favorablemente, pudiéndome ir integrando lentamente al equipo, pero con buena disposición de todos.

Esta anécdota terminó bien para mi y para la empresa, sin embargo, el proceso de inducción es de vital importancia y una mala experiencia puede echar por tierra el mejor proceso de selección que hayamos realizado.

La ansiedad y expectativa que yo sentí mi primer día de trabajo es la misma que sienten absolutamente todas las personas en su primer día de trabajo.

La no comunicación al interior de la organización, respecto a la incorporación de un nuevo colaborador y del cargo que ocupará, siempre generará rechazo y desconfianza. De igual manera, una comunicación que no establezca claramente esta información o incompleta generará sentimientos negativos en los demás.

El proceso de inducción es clave en el éxito de una incorporación y por suerte, en los últimos años, muchas organizaciones suelen tener estrategias muy satisfactorias, aunque aún hay muchas en las que no se tiene en consideración para nada.

¿Que implica una estrategia de inducción?

Implica planificar una serie de detalles para que el nuevo colaborador se siente bienvenido, así como que los colaboradores existentes lo reciban con alegría y disposición de acompañarle los primeros días o meses.

El tiempo dependerá de que tan bueno sea el proceso de inducción y por supuesto de la persona que se incorpora y sus tiempos para asimilar la cultura de la organización y el conocimiento de las tareas que le son propias.

Una de las acciones más relevantes para toda la organización es la comunicación en tiempo y forma, antes del día del ingreso efectivo, y debe contener todo los necesario para que quede absolutamente claro porqué y para que se incorpora a dicha persona y en cuál área se desempeñará.

Por otro lado, se debe tener dispuesto su lugar físico de trabajo con todas las herramientas necesarias para su desempeño, como por ejemplo el mail corporativo, usuario de intranet, teléfono, pc con el software adecuado a sus necesidades, los permisos de usuario que correspondan, etc.

Asignar una persona de su propia área de desempeño para que le acompañe durante sus primeras jornadas tanto en la realización de tareas, para la presentación de los restantes colaboradores o clientes externos con los que deba tener contacto, así como en instancias de interrelación con los demás, por ejemplo, la hora del almuerzo, eventos etc.

En caso que no exista otra persona en su área, asignar alguien de igual nivel dentro de la estructura organizacional o alguien del área de RRHH.

La persona asignada le irá introduciendo en la cultura organizacional y sus detalles. Costumbres al saludar, al entrar en otra oficina, al compartir el almuerzo, al asistir a reuniones, etc.

Es conveniente además hacerle sentir desde el primer día que forma parte de la identidad de la organización. Habitualmente, obsequiándole un kit de bienvenida con elementos que contengan la marca, y alguna atención de bienvenida. Por ejemplo, un desayuno, algún producto de la empresa, una taza con su nombre y el logo, lapiceras, una plantita, etc.

Cada organización según sus características puede implementar acciones además otras acciones que le parezcan interesantes para la estrategia de inducción.

En el caso que se trate de que la incorporación sea de carácter hibrido o estrictamente virtual, se realizan de igual modo haciéndole llegar a domicilio todo aquellos que implique la bienvenida y entrega de herramientas de trabajo.

Ninguna de estas acciones implica un costo relevante como para ser omitido por alguna organización, lo que hace falta es que las organizaciones tomen conciencia de la importancia que tiene el proceso de inducción para lograr una buena adaptación tanto del colaborador que se integra como del resto de los colaboradores de la misma, cerrando así un óptimo proceso de incorporación.

Cordial saludo!